2007年一家企業(yè)經(jīng)營(yíng)百?？p紉機(jī)的管理故事

    從百福機(jī)械有限公司(以下簡(jiǎn)稱百福機(jī)械)應(yīng)用信息化管理手段到現(xiàn)在,不過(guò)僅僅兩年時(shí)間,在這兩年中,百福機(jī)械的管理從粗放到精細(xì),嘗到了信息化帶來(lái)的甜頭,也經(jīng)過(guò)了金融危機(jī)的洗禮,始終不斷成長(zhǎng),未曾停步。

    粗放得嚇人

    常熟,這個(gè)位于江蘇省東南部長(zhǎng)江三角洲經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的城市,擁有5000多家服裝服飾企業(yè),年產(chǎn)值600多億元,而常熟市百福機(jī)械有限公司就是其中一個(gè)。這個(gè)新興的縫紉機(jī)械制造企業(yè),80%出口接單生產(chǎn),年產(chǎn)值1500多萬(wàn),作為一個(gè)新崛起的制造企業(yè),百福機(jī)械最初的管理卻異常粗放。

    2007年以前,百福機(jī)械的財(cái)務(wù)核算問(wèn)題頗多,如零配件數(shù)量、型號(hào)繁多,財(cái)務(wù)存貨核算量大、不及時(shí)、準(zhǔn)確性差等等。

    據(jù)陳副總描述,當(dāng)時(shí)企業(yè)內(nèi)存貨的物料大概有上千種,所以成本核算工作一直是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)。但企業(yè)一共只有兩個(gè)財(cái)務(wù)人員,1個(gè)出納,1個(gè)主辦會(huì)計(jì)。當(dāng)時(shí)還是手工做成本核算,一到要出報(bào)表的時(shí)候,兩個(gè)財(cái)務(wù)人員什么都不能做,悶著頭做報(bào)表。

    觀察了幾次,陳副總發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員的多數(shù)時(shí)間都用在了謄寫憑證與帳薄上,熬夜加班是常有的事兒,由于還涉及到生產(chǎn)和銷售部門,幾乎企業(yè)的所有員工都要加班。但即便如此,每月25日結(jié)賬時(shí),還有很多數(shù)據(jù)出不來(lái)。陳副總當(dāng)時(shí)看在眼里,急在心里,但卻實(shí)在想不到好的辦法。

    “工作量實(shí)在太大,倉(cāng)庫(kù)人員也必須把手頭的工作停下來(lái),整天一心一意的做報(bào)表,但還是容易發(fā)生錯(cuò)誤,送到財(cái)務(wù)后再返工到下面?zhèn)}庫(kù)核查,財(cái)務(wù)整體核算工作都被影響延后,工作量極大,再加上基層核算人員的專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)欠缺,數(shù)據(jù)不及時(shí)和失真性,企業(yè)只能用粗放模式管理,現(xiàn)在想來(lái),那時(shí)實(shí)在是粗放得嚇人。”談到以前使用手工傳統(tǒng)記賬方式,陳副總有種后怕的感覺(jué)。

    這個(gè)決定是對(duì)的

    2007年,陳副總上任后,面臨企業(yè)手工記帳方式帶來(lái)的諸多管理問(wèn)題,陳副總十分果斷的決定必須采用現(xiàn)代信息化手段管理來(lái)改變現(xiàn)狀,“至今我仍為我當(dāng)初的決定感到驕傲,因?yàn)槲姨私庳?cái)務(wù)、生產(chǎn)等各個(gè)部門人員在粗放管理下的痛苦,這種狀況必須要改變。”陳副總說(shuō)。

    在2007年以前,一個(gè)偶然的機(jī)會(huì),陳副總接觸并了解了用友企業(yè)管理軟件,對(duì)用友在企業(yè)信息化管理方面的成績(jī)比較認(rèn)可。

    盡管如此,出于財(cái)務(wù)管理者職業(yè)特有的“謹(jǐn)慎性原則”,陳副總還是決定親自出馬,在項(xiàng)目開(kāi)始前與用友實(shí)施人員一起逐一、詳細(xì)分析了企業(yè)目前最困擾的管理問(wèn)題,在深入地了解了用友產(chǎn)品,以及確定用友產(chǎn)品可以對(duì)企業(yè)對(duì)癥下藥后,十分堅(jiān)定地簽訂了T3企業(yè)管理軟件,并及時(shí)確定了詳細(xì)的實(shí)施方案。

    陳副總始終認(rèn)為,作為中小型企業(yè),更加應(yīng)該盡量用先進(jìn)的管理手段,來(lái)幫助企業(yè)降低成本,控制流程,才能在大浪淘沙中始終按照自己的步伐發(fā)展。而信息化就是提高管理的一種最有效、最直接的手段。

    在確定了實(shí)施方案以后,2007年6月開(kāi)始,用友實(shí)施人員對(duì)百福機(jī)械整體應(yīng)用人員作了系統(tǒng)、全面的培訓(xùn),先上線財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),解決企業(yè)最基礎(chǔ)的管理效率問(wèn)題,2008年1月上線業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),重點(diǎn)解決企業(yè)對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管控。

    治愈庫(kù)存頑癥

    百福機(jī)械的庫(kù)存問(wèn)題一直是陳副總的心頭病。

    據(jù)陳副總介紹,服裝機(jī)械行業(yè)比較特殊,縫紉機(jī)臺(tái)板型號(hào)很多,位置、尺寸有一點(diǎn)變化就是其他型號(hào)。

    “企業(yè)設(shè)在鄉(xiāng)鎮(zhèn),以前采購(gòu)人員常要跑到市里采購(gòu),剛采購(gòu)回來(lái),車間發(fā)現(xiàn)又少了其他材料,往返一次的成本似乎不算什么,但時(shí)間長(zhǎng)了,卻足以給企業(yè)造成負(fù)擔(dān)。同時(shí),生產(chǎn)消耗原料浪費(fèi)現(xiàn)象也有發(fā)生,在部分原材料進(jìn)口、價(jià)格上漲的情況下,直接帶來(lái)產(chǎn)品成本加大,利潤(rùn)變薄的問(wèn)題。”陳副總說(shuō)。

    縫紉機(jī)臺(tái)板需要的貼塑面,單位成本比較高,易損壞,又一次陳副總發(fā)現(xiàn),生產(chǎn)工人將損壞的貼塑面隨手扔掉,而這樣普遍的浪費(fèi)現(xiàn)象在傳統(tǒng)管理方式下很難監(jiān)控。實(shí)際上損壞的貼塑面是可以進(jìn)沙光機(jī)重新磨掉、粘貼,于是,到底進(jìn)了多少?gòu)堎N塑面,做了多少?gòu)埑善钒?陳副總都無(wú)法掌握確切的數(shù)字,明知造成了明知道有漏洞卻沒(méi)法堵的情況。

    T3企業(yè)管理軟件可以及時(shí)獲得異常的庫(kù)存預(yù)警信息的功能給了陳副總很大啟發(fā)與安全感。“完全做到在采購(gòu)源頭可以得到采購(gòu)建議、缺料和價(jià)格數(shù)據(jù)等信息,有效指導(dǎo)、有計(jì)劃的采購(gòu)供應(yīng)生產(chǎn),如果做得好,還可以爭(zhēng)取做到零庫(kù)存。”陳副總高興地表示,現(xiàn)在,百福機(jī)械完全可以做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范地對(duì)存貨進(jìn)行分類、建立詳細(xì)檔案,系統(tǒng)通過(guò)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一體化管理,自動(dòng)核算存貨成本,解放了人力與精力,管理更加精細(xì)。

    除此之外,百福機(jī)械80%以上是對(duì)外出口,針對(duì)許多材料通過(guò)加工組裝外銷業(yè)務(wù),T3企業(yè)管理軟件提供組裝拆卸功能,通過(guò)物料清單(BOM)制定相關(guān)物料配比組成,再用組裝單整批處理,自動(dòng)完成所屬物料出入庫(kù),業(yè)務(wù)處理更加簡(jiǎn)捷、方便,同時(shí)數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確。

    客戶是可以管理的

    金融危機(jī)到來(lái)后,很多中小企業(yè)對(duì)平時(shí)抓得不是太緊的應(yīng)收賬款越發(fā)重視起來(lái),當(dāng)現(xiàn)金流吃緊時(shí),企業(yè)的信用似乎都要打個(gè)折扣,于是對(duì)客戶情況的了解成為各家企業(yè)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)。

    2007年前,百福機(jī)械也存在著客戶信息無(wú)條理性的問(wèn)題?？蛻翡N售報(bào)價(jià)、客戶信用均無(wú)管控,往來(lái)對(duì)賬核銷繁亂等問(wèn)題。

    據(jù)百福機(jī)械一位銷售部門員工介紹,當(dāng)時(shí)的他們做法是,將客戶的信息存在手機(jī)或筆記本里,這樣一來(lái),客戶信息就會(huì)有不同方式的遺漏。而且報(bào)價(jià)時(shí)間長(zhǎng)、報(bào)價(jià)缺乏成本、利潤(rùn)考慮,在與客戶對(duì)賬結(jié)算時(shí),開(kāi)票、發(fā)貨情況混淆,有時(shí)還會(huì)發(fā)生丟失發(fā)貨單的現(xiàn)象。此外,這位銷售人員表示,銷售人員與財(cái)務(wù)部門的脫節(jié),使得銷售管理隨意性大、漏洞多,客戶壞賬風(fēng)險(xiǎn)較大,給企業(yè)帶來(lái)重大的損失和潛在風(fēng)險(xiǎn)。

    “現(xiàn)在情況大不一樣了,我們建立起了詳細(xì)的客戶檔案和針對(duì)性信用管理,在銷售交易時(shí),按客戶信用期和信用額度進(jìn)行控制,同時(shí)快速提供每個(gè)客戶、每種商品的10次歷史交易價(jià)格,避免壞賬風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)價(jià)失誤,提供發(fā)貨和發(fā)票的勾兌。”這位銷售人員表示,這不僅方便了解開(kāi)票、發(fā)貨和出庫(kù)等全面情況,也便于財(cái)務(wù)對(duì)銷售業(yè)務(wù)管控。

    “現(xiàn)在,企業(yè)銷售部門和財(cái)務(wù)部門的員工都認(rèn)識(shí)到了客戶是可以管理的,客戶的很多信息并不是難以獲取,而是沒(méi)有系統(tǒng)的整理。”陳副總說(shuō)。