管理者要掌握運(yùn)籌時間的方法和藝術(shù)

   時代發(fā)展日新月異,大到國家、小到個人都在爭分奪秒地趕超時代的步伐。搶時間、爭速度、快節(jié)奏、高效率,已經(jīng)成為現(xiàn)代信息社會最突出的特點(diǎn)之一。在一定意義上講,現(xiàn)代社會的一切競爭都可以歸結(jié)為時間的競爭。

    領(lǐng)導(dǎo)者的工作與時間息息相關(guān),要使組織或群體始終具有強(qiáng)勁的競爭優(yōu)勢,保證持續(xù)健康的發(fā)展,一個明智的領(lǐng)導(dǎo)者就必須善于爭取時間、抓住機(jī)遇,努力在較短的時間內(nèi)創(chuàng)造出最大的價值。美國麻省理工學(xué)院曾對三千名經(jīng)理作了調(diào)查,發(fā)現(xiàn)凡是優(yōu)秀的經(jīng)理無一不是精于安排時間,使時間的浪費(fèi)削減到最低限度的人。因此,領(lǐng)導(dǎo)者重視時間管理、掌握運(yùn)籌時間的方法和藝術(shù)至關(guān)重要。

    把握時間的特性

    領(lǐng)導(dǎo)者要善于駕馭時間,就應(yīng)該首先把握時間的特性:

    1、不可逆轉(zhuǎn)性。時間是一維的,總是沿著過去、現(xiàn)在、將來的方向流逝,一去不復(fù)返,永不回頭。這表明,時間對任何人來說都是一種稀缺資源。每一位領(lǐng)導(dǎo)者必須認(rèn)清時間這一特性,懂得"機(jī)不可失,失不再來",才會理解時間的寶貴。

    2、價值性。人類的一切實踐活動,都必須花費(fèi)相應(yīng)的時間來完成,我們往往用在一定時間內(nèi)完成工作量的多少,或一定工作需要花多少時間來衡量事物的價值。所以說,時間創(chuàng)造了一切,時間是有價值的。"一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰"。領(lǐng)導(dǎo)者只有充分發(fā)揮每時每刻的價值,才能最大限度實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)價值。

    3、均等性。時間為人們提供了均等的機(jī)會,不論你地位多高,權(quán)利多大,時間絕對鐵面無私,一視同仁,不會因為你有領(lǐng)導(dǎo)的身份而偏愛你。在時間面前人人平等。

    4、有序性?？陀^時間總是先后相承,順序而行,只能從早到晚,從春夏到秋冬,從過去到現(xiàn)在,再到未來。領(lǐng)導(dǎo)者做工作只有與時間的順序相符合,才能使紛繁復(fù)雜的事物協(xié)調(diào)有序。

    5、可控性。雖然時間的存在和運(yùn)行是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的,人們不能改變客觀的時間,但是,時間與工作的關(guān)系是可以調(diào)控的,由于人們對待它的態(tài)度不同,同樣的時間所創(chuàng)造的價值和收獲也因人而異。能夠科學(xué)控制時間的領(lǐng)導(dǎo)者,可以使時間的價值得到更有效的發(fā)揮,用較少搶時間做更多工作。

    合理運(yùn)籌時間

    1、合理運(yùn)籌時間是提高工作效率的必要條件

    領(lǐng)導(dǎo)者要統(tǒng)領(lǐng)一個組織或群體,工作相對重要而繁忙,涉及到方方面面的事物,因此,花費(fèi)的時間也相對比較多。但是,時間是一個常數(shù),每天都是24小時,每小時都是60分鐘,每分鐘都是60秒,對任何人都不會多一分,也不會少一分。領(lǐng)導(dǎo)者要妥善處理好各方面的工作,就必須提高工作效率,而提高工作效率的根本途徑就是要節(jié)約時間,合理安排時間,力爭使時間成為一個"變數(shù)",通過優(yōu)化配置,在有限的時間內(nèi)做更多的工作,取得更大的成效。工作效率高的領(lǐng)導(dǎo)者無一不是懂得駕馭時間的高手,他們能清醒認(rèn)識什么時間該做什么事,什么工作該在什么時間內(nèi)完成;合理調(diào)度各種工作的使用時間,使每一項工作有時間可用,每一單位時間有工作可做,他們往往能在相同時間中完成比別人更多更好的工作。工作效率低的領(lǐng)導(dǎo),缺乏良好的時間觀念,做事沒有計劃,今日事推明日辦,一天任務(wù)做三天,不善運(yùn)籌時間,往往"時倍功半"。所以,領(lǐng)導(dǎo)者要提高工作效率,出色完成各項任務(wù),就必須珍惜時間,善用時間。

    2、抓住良好時機(jī)是高效決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一

    領(lǐng)導(dǎo)者在工作中要擔(dān)起重要決策的職能,而成功的決策往往與時機(jī)緊密聯(lián)系在一起。領(lǐng)導(dǎo)者要善于在實踐中發(fā)現(xiàn)機(jī)遇、尋找機(jī)遇、把握機(jī)遇,同時,也要善于發(fā)揮聰明才智當(dāng)機(jī)立斷,果斷拍板,確保決策的及時、有效和準(zhǔn)確。只有大膽抓住時機(jī),及時予以決斷,才能使決策贏得優(yōu)勢,取得成功。掌握不好時機(jī),當(dāng)斷不斷,徘徊觀望,猶豫不決,或不當(dāng)斷時匆忙去斷,都會造成決策失誤?？梢哉f,掌握良好時機(jī),有助于領(lǐng)導(dǎo)者運(yùn)籌帷幄、決勝千里。

    3、領(lǐng)導(dǎo)者運(yùn)籌時間是否得當(dāng),不僅涉及到個人的成敗,往往會影響和制約組織或群體的發(fā)展作為組織或群體的核心人物,領(lǐng)導(dǎo)者的行為和決策具有較強(qiáng)的影響力。一個不注重時間效率、辦事拖沓的領(lǐng)導(dǎo)者,會因為個人原因?qū)е乱粋€組織或群體發(fā)展時機(jī)的延誤或滯后。領(lǐng)導(dǎo)者只有成為利用時間的能手,恰到好處地安排工作,并且,能夠在關(guān)鍵時候把握良機(jī),才能保證整個組織或群體健康發(fā)展。

    運(yùn)籌時間的方法和藝術(shù)

    1、瞄準(zhǔn)工作目標(biāo),科學(xué)規(guī)劃時間

    大家都知道,"雁陣"中的"頭雁"要高瞻遠(yuǎn)矚,始終朝著明確的方向飛行,才能帶領(lǐng)群雁最省時省力地到達(dá)目的地。領(lǐng)導(dǎo)者在組織或群體中就是充當(dāng)"頭雁"的角色,可以說,目標(biāo)是領(lǐng)導(dǎo)者"用時之道"的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)者是時間的決策人,又是實現(xiàn)目標(biāo)的責(zé)任者,一定要做到心中有目標(biāo),根據(jù)工作目標(biāo)科學(xué)地規(guī)劃自己的時間。

    (1)按工作主次規(guī)劃時間。通過記錄自己的時間安排,分析自己的時間,按工作輕重緩急進(jìn)行排隊,分出重要、次要、一般三類,重要的必須自己親手抓,次要的可以委托他人抓,自己只需過問一下;一般的可以暫時放一放。這樣,把時間用到最有價值的事情上,減少猶豫和徘徊造成的時間浪費(fèi)和時機(jī)喪失,使最重要、最緊迫的工作得到時間的保證,把時間花在"刀刃"上。

    (2)合理制定工作時間表。俗話說:"凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。"領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該培養(yǎng)自己用戰(zhàn)略眼光來規(guī)劃長遠(yuǎn)工作,最簡單的方法是預(yù)先列出工作時間表,有計劃地從整體上使時間安排趨于優(yōu)化。制定時間表要注意以下幾個方面:首先,要優(yōu)先列出抓大事的時間。一般情況下,每年度領(lǐng)導(dǎo)者都要根據(jù)上級精神和本單位的實際情況,抓幾件建設(shè)性大事。工作時間安排要充分考慮各種客觀條件和領(lǐng)導(dǎo)者自身情況,使之切實可行,合理優(yōu)化。其次,常規(guī)性工作要注意在時間上相對固定。把每年度都定期開展的一些工作在時間上相對固定,會使有關(guān)人員事先有所準(zhǔn)備,做起來更熟練、更方便,使時間利用更合理。再次,一定要把各項工作在時間上相互穿插開,避免時間上沖突,保證工作得到有效的落實。最后,在安排時間表上要留有余地,以便應(yīng)付偶發(fā)事情。