請養(yǎng)成書面溝通的習慣

相對口頭的溝通，書面溝通有如下好處：

 

 

可能很多人都有親身體會，在領導的洋洋灑灑的成千上萬個詞匯中領悟其準確的命令有多難；同事用很隨意的一句話表達的很正式的內(nèi)容會有多大程度引起你的關注。所以，一份比較正式的書面信息，對于你的上下級，你的同級同事來說，都是十分的關鍵的。

 

 

很多企業(yè)現(xiàn)在都流行談執(zhí)行力的問題，筆者一向不反對，但是我發(fā)現(xiàn)一個現(xiàn)象，很多喜歡談執(zhí)行力的公司居然都存在信息溝通不順暢，大家都不是很清楚要執(zhí)行什么，談何執(zhí)行？所以筆者在贊同企業(yè)大肆學習余世維的光盤的同時，總是建議企業(yè)從一些細小的地方開始累積企業(yè)的執(zhí)行能力。

 

信息傳播準確到位，使執(zhí)行者充分了解與其工作相關的所有內(nèi)容，肯定對于執(zhí)行者執(zhí)行的容易度提高，并且白紙黑字的可以防止“口說無憑”的事后抵賴，可以給信息接受者一種壓力。

 

當然，很多朋友可能會說：我們公司就一直是這樣，老板喜歡電話、口頭交代任務，公司開會一向都是議會制，向來就是主題缺失，部門之間往來很多時候都是電話往來，整個組織的執(zhí)行力十分低下。怎么改變這些問題，有否好的方法，在這里，筆者可以與大家分享一點小技巧：

 

 

幾年前，筆者的老板也是喜歡用口頭交談以及電話溝通的人，筆者的做法是接到任務后能夠要老板當場確認的，立即起草一個正式文件由老板確認，不能當場確認的，第一時間讓老板確認，一來，可以正式得到老板確認內(nèi)容，防止，你執(zhí)行了以后口說無憑；二來，也給老板一個反思的時間，思考一下，防止瞬間決策產(chǎn)生錯誤。這樣幾年下來，從來沒有出現(xiàn)與老板之間溝通不到位的現(xiàn)象。

 

 

很多領導很喜歡給下屬講自己的感覺與觀點，一有想法，就將下屬叫過來灌輸一通他的思想，然后自己又總是感覺下面的人執(zhí)行力太差，但是將下面的人換了一茬也是這樣，周而復始，惡性循環(huán)。

 

那么，遇到這樣的現(xiàn)象，領導者就必須好好思考是不是給了下屬準確的信息，筆者曾經(jīng)“逼著”一個老板改變他的習慣：不容許他開沒有事先準備的會議，所有會議都必須有材料準備，并提前知會給與會人員（當然，緊急事情除外），會議上的決定一定要求下屬部門形成完成的方案，上報后確認，這樣通過一段時間以后，他就不再提沒有人執(zhí)行他的想法的事情了

 

 

幾年前，筆者分管的企劃部門承擔很多其他部門需配合的事情，有電話的、有口頭的、聊天室的信息，很多時候都容易產(chǎn)生遺漏、偏差，讓深受困繞的該部門經(jīng)理十分郁悶，后來我給她出了一個主意：只接受正式的部門事務聯(lián)絡函，其他信息視為無效信息，果然，一段時間后，問題迎刃而解。

 

當然，部門事務聯(lián)絡函的設計與使用也是有考究的，筆者曾經(jīng)處理過一個兩個部門的糾紛，行政部門要求策劃部門配合做一個噴繪設計，發(fā)了一個聯(lián)絡函給對方，對方也收下了，但是，過了很長時間沒有要到他想要的東西，就投訴到我那里，我叫他將部門事務聯(lián)絡函的原件拿來，一看：行政部門提交的要求是某時間內(nèi)提交總經(jīng)理審批，策劃部門按時提交了，但是總經(jīng)理初審沒有通過，于是就耽擱了，于是，我只好對雙方各打50板：行政部門發(fā)出需求不明確，策劃部門接受需求不明確的信息導致工作失誤。

 

 

筆者曾經(jīng)的下屬可能都有一個習慣，筆者向來只承認書面簽署的意見，對于口頭答應的東西，筆者的觀點是口說無憑，所以大家都養(yǎng)成習慣，一定要有正式的報告申請，得到正式的批復才執(zhí)行，當然，為了提高決策效率，手機信息、郵件也可以作為批復憑證。

 

通過方法，整個組織就可能形成好的工作習慣，起碼在信息溝通這個領域，影響執(zhí)行力的程度就大大降低。

 

當然，筆者并不推崇本本主義，一味強調(diào)所有東西都要形而上學，對于一些思想觀點的溝通，非正式場合的交談，筆者認為還是組織溝通的很好補充，并不能排除。